Zo vult u een proforma- of handelsfactuur in :
Let op dat deze facturen altijd in het Engels moeten worden ingevuld.
Maak een keuze tussen een proforma-factuur en een handelsfactuur.
1. In de kop van het formulier moet u uw bedrijfslogo plaatsen.
2. In het veld Export Reference kunt u een referentie voor intern gebruik invullen.
3. a) Indien u daarover beschikt, vul het BTW-nummer van uw onderneming in. b) In sommige landen is het verplicht om ook het BTW-nummer van de ontvanger in te vullen.
4. Geef een gedetailleerde beschrijving van de inhoud van uw zending. Als deze uit verschillende artikelen bestaat, kunt u meerdere regels gebruiken. Beschrijvingen zoals "samples" of "spare parts" zijn onvoldoende. Vul indien bekend ook het goederennummer van het geharmoniseerde systeem in.
5. Vul het land van oorsprong of fabricage in.
6. Vul het aantal en de waarde per stuk van de artikelen in. De totale waarde wordt door het programma berekend. Voor artikelen zonder handelswaarde, moet voor de douane een nominale waarde of vrije-markt-waarde worden aangegeven. De berekende totale waarde volgens de proforma- of handelsfactuur moet overeenkomen met de waarde die bij de boeking onder details van de zending is aangegeven!
7. Als de goederen niet permanent worden geëxporteerd, vul dan bij het veld "Reden voor export" in of de goederen tijdelijk worden geëxporteerd (temporarily exported) of nogmaals geëxporteerd worden (re-exported). geef in andere gevallen de reden voor de export aan, bijvoorbeeld "repair" of "analysis". Voor goederen die niet voor de verkoop zijn bestemd, geeft u aan: "Samples not for sale or resale".
8. De factuur moet in drievoud worden meegeleverd en moet zijn ondertekend.